Project management tools? WATCH doet wat het moet doen!

Als het om Project management tools gaat, doet WATCH wat het moet doen. Daarover is Carole van Kasteel van DE REE archiefsystemen duidelijk. We zochten haar op in het prachtige voormalige pakhuis van De Ree om meer te weten te komen van het projectmanagementproces bij dit bedrijf.

Buiten is het grijs en nat, maar binnen De Ree is het warm en aangenaam. Onder het genot van een kop koffie en met goedkeuring van de bedrijfshond, schuiven we aan bij Carole van Kasteel. Zij is verantwoordelijk voor de interne coördinatie bij het bedrijf en werkt het meest met WATCH als project management tool.

Projectmanagement

Het bedrijf ontwikkelt software voor het beheren van archieven en levert deze op licentiebasis. Daarnaast geven de consultants onder meer advies en trainingen, begeleiden implementaties en bieden ze support aan klanten. Voor een groot deel werkt het bedrijf dus op projectbasis. Het projectmanagement binnen De Ree is goed uitgewerkt in de meer dan 15 jaar dat het bedrijf inmiddels bestaat. “Door de drukte kan het soms wel wat langer duren voor een implementatie bij een klant aan de beurt is, maar zolang we duidelijk zijn over de planning, vinden onze klanten dat meestal geen probleem.”, aldus Carole. De grootste kracht van De Ree is volgens haar het team. “Veel van mijn collega’s werken hier al lang, dat maakt ons sterk. Het registreren van uren door medewerkers vormt bijvoorbeeld geen enkel probleem, omdat het belang ervan bij iedereen goed duidelijk is.”

WATCH als project management tool

Voor de projectmatige werkzaamheden gebruikt De Ree WATCH, omdat deze tool voor project management zich goed aanpast aan het proces bij het bedrijf. De consultants registreren probleemloos de gewerkte uren in het systeem en ook de deadlinerapportages worden gebruikt, al is dit vaak niet nodig. Maar ook de facturering in WATCH gaat prima, ondanks dat de te factureren diensten heel divers zijn. Carole: “Voor het factureren van de licenties gebruiken wij bijvoorbeeld de functie voor terugkerende artikelen. De projectmatige werkzaamheden factureren we op nacalculatie, waarbij voor implementaties en adviestrajecten steeds vaker een fixed price aan de orde is. Dat je in WATCH kunt kiezen tussen het factureren van de werkelijke of de begrote kosten is dan heel fijn”.

Voor de financiële managementinformatie gebruikt De Ree voornamelijk het boekhoudpakket, maar voor een overzicht van het onderhanden werk en een goed inzicht in nog te verwachten omzet is WATCH onmisbaar. Naast de uren- en factureringsmodules maakt De Ree trouwens ook uitgebreid gebruik van de module voor relatiebeheer.

Uiteraard zijn er nog wel een paar kleine zaken die beter kunnen, maar Carole is over het geheel gesproken erg tevreden over WATCH: “Het is simpel in gebruik en zonder poespas. We hebben de nieuwe release nog niet geïnstalleerd, maar ik heb al wel de lijst met nieuwe mogelijkheden gelezen. Vooral het kunnen maken van platte rapportages voor Excel en de koppeling met het boekhoudpakket Multivers zijn aantrekkelijke toevoegingen. Als ik WATCH in een zin zou moeten omschrijven?: WATCH doet wat het moet doen!”

De dienstverlening van DE REE Archiefsystemen

De Ree Archiefsystemen gebruikt WATCH als project management tool Het ondersteunen van archiefdiensten is de core business van De Ree Archiefsystemen uit Groningen. Deze ondersteuning op zowel technisch vlak als op het gebied van informatiemanagement, richt zich vooral op historische archieven, waar De Ree marktleider is. De klantenlijst is indrukwekkend en het bedrijf groeit nog steeds. Zo heeft het bedrijf onlangs weer de aanbesteding voor het Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra gewonnen. Het ontwikkelen en leveren van software omvat een deel van de diensten, een ander deel bestaat uit conversies, implementatie en support.